Translate Lyssna

Diarium, arkiv och sekretess

Alla inkommande eller upprättade handlingar ska registreras enligt offentlighets- och sekretesslagen. Undantag görs för handlingar som är av ringa betydelse för den kommunala verksamheten, eller att de kan hållas så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att det är handlingar som har inkommit eller upprättats det vill säga systematisk förvarade.

Exempel på handlingar som kan förvaras systematiskt är protokoll, barnomsorgsansökningar och hyreskontakt. Att ha sådana handlingar i pärmar i alfabetisk eller i kronologisk ordning är exempel på systematisk förvaring.

Exempel på handlingar av ringa betydelse är inbjudningar, handlingar för kännedom, periodiskt inkommande uppgifter och rapporter, författningstryck, tidskrifter, broschyrer, matriklar etcetera.

Handlingar som innehåller uppgifter som skyddas av sekretess har ett absolut registreringskrav enligt offentlighets- och sekretesslagen. För socialtjänst och hälso- och sjukvård finns ett generellt undantag från diarieföringsplikten för de handlingar som hör till personakt. Detta innebär till exempel att utredningar, journalanteckningar, yttranden och andra individrelaterade handlingar rörande viss person eller familj tillförs motsvarande personakt i stället för att diarieföras. Detta gäller även handlingar i färdtjänstärenden respektive LSS-ärenden.

Vad ska registreras?

Minimikrav när ett ärende ska registreras är följande fyra uppgifter obligatoriska

Datum då handlingen inkom eller upprättades.
Diarienummer eller annan beteckning.
Avsändare eller mottagare.
Vad handlingen rör – ärendemening.

Om kommunarkivet

Åtvidabergs kommunarkiv ansvarar för tillsynen över kommunens arkivbildning och arkivvård. Kommunarkivet förvarar protokoll, skrivelser, skolbetyg, byggnadsdokumentation, ritningar, fotografier och mycket annat, så långt tillbaka som 1863 (i enstaka fall ännu tidigare). Hos oss kan du även söka efter patientjournaler, handlingar från socialtjänsten, kartor och mycket annat.

I kommunarkivet finns huvudsakligen Åtvidabergs kommuns och dess kommunala föregångares arkiv. Men det finns också enskilda (privata) arkiv från privatpersoner, företag, stiftelser, föreningar och andra organisationer.

Kommunarkivet förvarar en viktig del av kommunens kulturarv. Samlingarna är informationskällor för dig som vill söka dina rötter, lära känna din hembygd eller skriva en akademisk avhandling. Den information som skapas i offentlig sektor regleras av lagstiftning som ska säkerställa att informationen är ordnad, tillgänglig och bevaras för att alla ska kunna ta del av den nu och i framtiden. Detta uppdrag utgår ifrån den demokratiska rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov.

Besök och arkivbeställningar

Besökare har möjlighet att komma till kommunhuset och läsa allmänna handlingar, gärna efter att man bestämt tid med arkivföreståndaren (se Kontakt ovan). De kommunala arkiven är enligt offentlighetsprincipen tillgängliga för forskning. För handlingar som rör enskilda personer kan det finnas begränsningar enligt Offentlighets- och sekretesslagen.

Via kommunens webbplats kan medborgare, myndigheter och andra göra en del arkivbeställningar digitalt, medan material av känsligare art, exempelvis socialtjänstakter, hanteras via till exempel telefonsamtal, papperspost eller besök i kommunhuset.

E-diarium

I kommunens e-diarium finns det möjlighet att söka efter inkomna och upprättade ärenden och handlingar som registrerats i kommunens ärendehanteringssystem. Uppgifterna blir tillgängliga cirka 1 timme efter de registrerats. Uppgifter ur Bygg- och miljönämndens diarium är inte tillgängliga att söka bland i kommunens
e-diarium.

Du söka ärenden och dokument som registrerats efter 1 januari 2021. Du kan inte läsa handlingarna utan bara se rubriken på de ärenden och dokument som är registrerade. För att begära ut en handling kontakta:
kommun@atvidaberg.se

Vill du ha kopior kan kommunen ta ut en avgift.

Samtliga politiska instansers protokoll, kallelser och handlingar finns även tillgängliga på:
https://www.atvidaberg.se/kommun-och-politik/moten-handlingar-och-protokoll

Så här söker du i diariet

Ett ärende som registreras tilldelas ett årtal samt nummer och benämns ”ärendenummer” (exempel 2021/7).
Till ett ärende kan det finnas flera handlingar. Alla handlingar tilldelas ett årtal samt nummer och benämns ”handlings-id” (exempel 2021.143).

Göra så här
1. Välj om du vill söka på en handling eller ett ärende
2. Välj vilket diarie du vill söka i
3. Välj datumintervall
4. Ange ärendenummer eller rubrik eller avändare/mottagare
5. Tryck på sök

Reglerna för kommunens arbete med allmänna handlingar och din rätt att ta del av dem återfinns bland annat i Tryckfrihetsförordningen (TF), Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och Dataskyddsförordningen (GDPR).
Vid sökning kan ***Personuppgift*** visas. Detta innebär att ett namn eller en uppgift har skyddats med stöd av Dataskyddsförordningen. Ordet ***Sekretess*** kan också förekomma i sökningen, vilket innebär att olika typer av uppgifter är sekretessbelagda med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen.

Skriv ut

Senast uppdaterad 20 nov 2024

Diarium, arkiv och sekretess

Vad ska registreras?

Om kommunarkivet

Besök och arkivbeställningar

E-diarium

Så här söker du i diariet

Relaterad information

Länkar

Dokument

E-tjänster och blanketter