Translate Lyssna

Lämna anbud

Ett första steg för att bli leverantör till kommunkoncernen är att vara uppdaterad om vilka upphandlingar som annonseras och när.

Vi som kommun måste enligt lag annonsera våra upphandlingar som överstiger gränsvärdet för direktupphandling i en allmänt tillgänglig databas, och använder för närvarande Mercell TendSign.

Framgångsrik anbudsgivning bygger på proaktivitet. Bäst förberedd - vinner fler affärer!

Checklista för anbudsgivning

Kontakta kommunens förvaltningar för att ta reda på vilka affärsmöjligheter som kan vara aktuella för ditt företag.
Läs upphandlingsdokumenten noga.
Säkerställ att samtliga krav uppfylls.Beställ dokument som eventuellt ska bifogas och uppgifter som måste inhämtas, exempelvis referensuppgifter eller verksamhetstillstånd och kontrollera att informationen uppfyller ställda krav.
Läs upphandlingsdokumenten igen. Anbudslämnaren ansvarar för att anbudet är komplett.
Markera eventuella oklarheter och ställ frågor kring dem via upphandlingssystemet.Upprätta anbudet enligt anvisningar i upphandlingsdokumenten.Säkerställ att anbudslämnaren finns tillgänglig under anbudets giltighetstid, eller att dennes mejl och telefon vidarebefordras till ställföreträdare.
Säkerställ att eventuella referenter är vidtalade och förberedda på referenstagning.
Skicka anbudet innan anbudstiden går ut!
Kontrollera att ni svarat fullständigt alla ställda frågor, samt att ni uppfyller alla krav och bifogat alla eventuella bevis som begärts i upphandlingen.
Accepteras alla villkor i avtalet?
Kontrollera att anbudslämnarens (och företagets) kontaktuppgifter är uppdaterade i upphandlingssystemet.

Vilka standardkvalificeringskrav ställer Åtvidabergs kommunkoncern?

Kategori	Krav på leverantör	Bevishandling till anbud?
Behörig att utöva yrkesverksamhet	Företaget ska vara registrerat i bolagsregister. I specifika fall krävs verksamhetstillstånd.	Nej, kommunen kontrollerar.
Uteslutningsgrunder	Företaget får inte ha dömts för brott enligt uteslutningsgrunderna eller ha liknande förelkiggande uteslutningsskäl enligt upphandlingslagarna.	Nej, kommunen kontrollerar.
Ekonomisk ställning	Företaget ska som lägst inneha kreditratingvärdet 40 hos Creditsafe. I vissa upphandlingar krävs ett högre lägstavärde. Skatteskulder i A-mål får ej förekomma.	Nej, kommunen kontrollerar.
F-skatt & momsregistrering	Företaget ska vara registrerat för F eller Fa-skatt samt momsregistrerat.	Nej, kommunen kontrollerar.
Teknisk & yrkesmässig kapacitet	Företags- & verksamhetsbeskrivning och i förekommande fall genomförda referensuppdrag.	Begärs ofta till anbudet som fritextsvar.
Kvalitet & miljö	Ledningssystem för kvalitet samt för miljö och ibland arbetsmiljö.	Begärs ofta till anbudet i form av utdrag ur företagets egna system eller tredjepartscertifikat.

Kategori

Krav på leverantör

Bevishandling till anbud?

Behörig att utöva yrkesverksamhet

Företaget ska vara registrerat i bolagsregister.
I specifika fall krävs verksamhetstillstånd.

Nej, kommunen kontrollerar.

Uteslutningsgrunder

Företaget får inte ha dömts för brott enligt uteslutningsgrunderna eller ha liknande förelkiggande uteslutningsskäl enligt upphandlingslagarna.

Nej, kommunen kontrollerar.

Ekonomisk ställning

Företaget ska som lägst inneha kreditratingvärdet 40 hos Creditsafe. I vissa upphandlingar krävs ett högre lägstavärde.

Skatteskulder i A-mål får ej förekomma.

Nej, kommunen kontrollerar.

F-skatt & momsregistrering

Företaget ska vara registrerat för F eller Fa-skatt samt momsregistrerat.

Nej, kommunen kontrollerar.

Teknisk & yrkesmässig kapacitet

Företags- & verksamhetsbeskrivning och i förekommande fall genomförda referensuppdrag.

Begärs ofta till anbudet som fritextsvar.

Kvalitet & miljö

Ledningssystem för kvalitet samt för miljö och ibland arbetsmiljö.

Begärs ofta till anbudet i form av utdrag ur företagets egna system eller tredjepartscertifikat.

Att vara leverantör till kommunkoncernen

Säkerställ E-fakturarutin
Försäljning till offentlig sektor ska enligt lag faktureras med elektronisk faktura.
Kontakta er företagsbank för att säkerställa att ni kan e-fakturera Åtvidabergs kommunkoncern.
Var insatt i avtalet
Sätt er in i avtalets förutsättningar och beställningsrutiner för att minska risken för avtalsavvikelser och för att känna till era möjligheter.
Skapa påminnelser
Vilka hålltider är viktiga i avtalet? Förlängningsklausuler? Uppföljning? Statistikleverans?

Småföretag i upphandlingar

Som småföretagare kan det vara bra att känna till samarbetsformer

Det är främst tre olika alternativ som finns för en leverantör som vill samarbeta med andra. Dessa alternativ är:

Åberopa andra företags kapacitet (för att uppfylla vissa kvalificeringskrav på ekonomisk ställning och teknisk & yrkesmässig kapacitet) kan en leverantör åberopa ett annat företags kapacitet för att uppfylla sådana kvalificeringskrav. Leverantören måste då kunna visa att den förfogar över resurserna under avtalstiden.
Använda underleverantörer (för att uppfylla de obligatoriska kraven för upphandlingsföremålet)
En leverantör har även möjlighet att anlita en underleverantör för ett uppdrag under avtalsperioden. Det är möjligt då underleverantören utför en tjänst, eller levererar en vara som en del av leveransen.
I Åtvidabergs kommun är det vanligt att företag som tecknat ramavtal för utförande av byggentreprenader, anlitar underentreprenörer.
Lämna ett gemensamt anbud tillsammans med andra leverantörer.
Flera leverantörer har även möjlighet att delta i en upphandling som en grupp utan krav på att gruppen ska ha en viss juridisk form. Om det krävs får en upphandlande organisation begära att sammanslutningen av leverantörer ska ha en viss juridisk form om de tilldelas kontrakt. Det ska i så fall framgå av upphandlingsdokumenten vilken juridisk form som krävs.

Företag får alltså samarbeta under förutsättning att det inte finns konkurrensrättsliga hinder (ex. kartellbildning) för samarbeten mellan leverantörer.

Myter & sanningar om upphandling

Åtvidabergs kommunkoncern främjar dialog mellan oss om upphandlande organisation och företagare och har i de sammanhangen identifierat ofta förekommande myter och missförstånd.

Myt: Upphandlaren får inte prata med leverantörer inför påbörjandet av en upphandling!
Sanning: Upphandlaren både får och bör prata med leverantörer, och alldeles särskilt inför en upphandling. Dialog är en utmärkt metod för att myndigheten ska få bättre kännedom om det som ska upphandlas, om dem som levererar varan/tjänsten och om förutsättningarna på den aktuella marknaden. Det är en del av det förarbete som bör göras inför alla upphandlingar och utgör grunden för ett väl fungerande samarbete under avtalstiden. Dessutom minskar risken för missförstånd vilket ofta leder till fler kvalificerade och bättre anbud. Däremot ska dialogen följa grundprinciperna om öppenhet och likabehandlande sätt genom att ge samma information till alla leverantörer.

Myt: För att upprätthålla likabehandlingsprincipen måste upphandlaren bjuda in "alla" leverantörer till dialog!
Sanning: Att bjuda in "alla" är sällan realistiskt eller gynnsamt och ingen regel säger att samtliga potentiella leverantörer måste bjudas in. Upphandlaren ska däremot skaffa tillräckligt med kunskap för att självständigt kunna ta fram upphandlingsdokument och ingen leverantör ska varken i eller utanför dialogen kunna påverka utformningen till fördel för sig själva.
Det innebär därför inte att man har brutit mot likabehandlingsprincipen om man inte har bjudit in samtliga leverantörer.

Myt: Det är alltid bara lägst pris som får kontrakt!
Sanning: En upphandlare ska välja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, men grunden för att tilldela ett kontrakt kan ske på annat än bara faktorn pris.
Att säkerställa kvalitet kan göras med enbart obligatoriska krav och en utvärdering på bara lägsta pris. Men i många fall viktas priset mot kvalitetskriterier i utvärderingen, vilket kan göra att ett anbud med ett högre monetärt pris kan vinna över ett anbud med monetärt billigare pris.
Slutsats; pris har såklart en avgörande roll i våra inköp, men det betyder inte att kvalitet sakas eller inte beaktas vid utvärdering. Lägstapris måste per definition inte betyda sämre kvalitet.

Myt: Vårt företag är för litet för att lämna anbud!
Sanning: Inget företag är för litet. Möjligheterna för småföretag är flera.
För det första finns det mindre upphandlingar, precis som det finns mindre företag.
För det andra kan alla anbudsgivare åberopa andra företags kapacitet för att uppfylla kvalificeringskrav avseende ekonomisk ställning och teknisk- & yrkesmässig kapacitet.
För det tredje kan man ofta använda underleverantör för utförande/leverans och det finns inget som säger att småföretaget inte kan använda ett större företag som underleverantör.

Skriv ut

Senast uppdaterad 12 feb 2024