Behandling av personuppgifter

När du skickar brev eller e-post till kommunen lagras dina personuppgifter för att Åtvidabergs kommun ska kunna handlägga ditt ärende samt kontakta dig med svar. Detsamma gäller om du lämnar en synpunkt eller ställer en fråga via kommunens synpunktsformulär, om du lämnar in ett medborgarförslag eller om du ansöker om bygglov, förskoleplats, bostadsanpassning eller liknande.

Varför behandlar kommunen dina personuppgifter och med vilken rätt?

Inom Åtvidabergs kommun hanterar vi personuppgifter i många olika sammanhang. Det är information som vi behöver för att tillhandahålla det stöd och den service vi ansvarar för. Det kan handla om personuppgifter för den som är anställd, elev, fastighetsägare, uppdragstagare, verksamhetsutövare, behöver vård eller annan stödinsats, eller är Norrköpingsbo och har kontakt med kommunens verksamheter.

Det kan till exempel vara för att:

Tillhandahålla förskola och skola för barn och ungdomar, och erbjuda skolhälsovård.
Hantera den egna personalen i personal- och lönesystem.
Utföra vårt uppdrag inom plan- och bygg, till exempel hantera bygglov och planera mark.
Ta hand om våra gator och tillhandahålla parkering.
Utöva tillsyn inom områdena alkohol och tobak, miljö och livsmedel.
Utföra vårt uppdrag för de som har behov av stöd i form av god man eller förvaltare.
Tillhandahålla insatser inom socialtjänst, hälso- och sjukvård, färdtjänst, bostadsanpassning och flyktingmottagande.
Samverka med externa aktörer inom näringsliv och turism.
Genomföra val.
Ta hand om initiativ, synpunkter, frågor och felanmälningar från enskilda.
Administrera uppgifter om kunder och leverantörer, till exempel för att tillhandahålla kommunala tjänster och hantera fakturor, inbetalningar och utbetalningar.
Administrera upphandlingar och avtal med olika leverantörer.
Hantera krav, försäkringsärenden och rättsliga tvister.
Informera och marknadsföra kommunens verksamheter i olika sammanhang.
Rekrytera nya medarbetare.
Genomföra upphandling.

Vi hanterar dina personuppgifter med stöd av dataskyddsförordningen och de lagliga grunder som anges där. Många personuppgiftsbehandlingar inom kommunen grundar sig på att vi utför en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning. Det förekommer också att vi hanterar personuppgifter för att fullgöra våra skyldigheter enligt ett avtal med dig.

Kommunen för ett register över alla personuppgiftsbehandlingar där samtliga behandlingar, deras ändamål och rättsliga grund finns listade. Registret kan uppvisas vid begäran, samt att du har rätt att få ett utdrag med vilka typer av uppgifter vi behandlar om just dig - se mer nedan.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

Vad avses med behandling av personuppgifter?

"Behandla" är ett brett begrepp och omfattar i stort sett allt som vi som arbetar för Åtvidabergs kommun gör med dina personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen är insamling, registrering, spridning och bearbetning några exempel på behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Information som du ger till oss

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, när du skickar ett e-postmeddelande, använder någon av våra e-tjänster eller när du fyller i och lämnar en blankett till oss som innehåller personuppgifter. Detta kan till exempel vara:

Person- och kontaktinformation - namn, födelsedatum, personnummer, adress, e-postadress, mobiltelefonnummer. Även uppgifter om familjerelationer.
Betalningsinformation - fakturainformation, bankkontonummer, med mera.
Finansiell information - din inkomst.

I vissa fall samlar vi in uppgifter med ingen annan rättslig grund än samtycke, vilket dock är sällan. Om vi behandlar uppgifterna med grund i ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket. Detta innebär dock inte att kommunens behandling innan samtycket återkallades blir ogiltig eller olaglig. Alla samtycken ska ha dokumenteras skriftligt och uppvisas vid efterfrågan.

Information vi samlar in från andra än dig

Kommunens personuppgiftsansvariga myndigheter utför ett antal åtaganden som är lagstadgade, det innebär att vi har tillgång till register över Åtvidabergs kommuns invånare med personuppgifter, baserat på folkbokföringsregistret hos Skatteverket, företagsuppgifter från Bolagsverket och fastighetsregistret hos Lantmäterimyndigheten.

Dessa uppgifter behandlas när någon av de ändamål som listas ovan kräver att vi hämtar dessa uppgifter för att handläggningen ska blir korrekt.

När du använder någon av våra e-tjänster eller någon blankett där du lämnar personuppgifter kan vi samla in följande information:

Person- och kontaktinformation - namn, födelsedatum, personnummer, adress, om du äger en fastighet eller en bostadsrätt. Även uppgifter om familjerelationer.
Finansiell information - din inkomst.
Enhetsinformation - till exempel språkinställningar, webbläsarinställningar, operativsystem, plattform och skärmupplösning. Den informationen sparas dock helt utan kopplingar till dig som individ, den sparas bara på en sammanställd nivå för att kunna mäta ”trafikmängden” på Åtvidabergs kommuns webbplats och tillhörande e-tjänster.
Uppgifter om dig och det företag du företräder.

I anslutning till varje e-tjänst eller när en sådan behandling sker finns ytterligare specificerat vilka uppgifter som hämtas, ändamål och rättslig grund.

Överföring av uppgifter till länder utanför EU/EES

Överföring utanför EU/EES

Överföring av personuppgifter till tredje land är när personuppgifter blir tillgängliga för någon i ett land utanför EU/EES-området. I de fall personuppgifter förs över till länder utanför EU/ESS sker det bara om berört land har en så kallad adekvat skyddsnivå eller om överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder enligt Dataskyddsförordningen. Åtvidabergs kommun undviker att överföra personuppgifter till tredje land i så hög utsträckning som möjligt. Om kommunen behöver överföra dina uppgifter till tredje land så får du reda på det. I det fall överföring sker till USA kontrolleras företagen mot EU-kommisionens lista över godkända behandlare.

Om du önskar se uppgifter om skyddsgärder för en specifik behandling så kan detta lämnas av kommunen.

Google Workspace

Kommunen behandlar huvudsakligen personuppgifter inom EU/EES. Kommunen använder sig av Google Workspace som ett utav verksamhetssystemen. Kommunen har enligt avtal krav på lagring i EU/EES. Du har själv möjlighet att välja hur du vill kontakta kommunen, detta kan du göra genom att till exempel besöka kommunens kontaktcenter, ringa eller maila.

Google omfattas för närvarande av EU-kommissions adekvansbeslut för tredjelandsöverföring till USA. För att minska risken har dock kommunen sedan tidigare beslutat att information som omfattas av sträng sekretess samt innehåller känsliga personuppgifter inte får lagras i Googles tjänster.

Läs mer om överföringar till USA

Du kan läsa mer om EU-parlamentets adekvansbeslut på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats:

Överföringar till USA

Vilka kan vi komma att dela din information till?

Utförare och leverantörer

Åtvidabergs kommun kan komma att dela dina personuppgifter till utförare av kommunala tjänster för att de i sin tur ska utföra delar av våra åtaganden gentemot dig. Kommunen är gemensamt personuppgiftsansvarig tillsammans med dessa utförare. För de personuppgifter som delas med våra upphandlade leverantörer gäller det avtal vi har upprättat mellan varandra.

IT-driften i Åtvidabergs kommun hanteras av Kommunalförbundet ITSAM. Åtvidabergs kommun har ett personuppgiftsbiträdesavtal med ITSAM som reglerar under vilka förutsättningar kommunalförbundet får hantera personuppgifter där någon av kommunens nämnder är personuppgiftsansvarig.

Andra myndigheter

Åtvidabergs kommun kan komma lämna nödvändig information till myndigheter såsom SCB, Försäkringskassan, polisen, Skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller annan författning.

Massmedia och allmänhet

Åtvidabergs kommun är enligt vad som framgår i offentlighets- och sekretesslagen och tryckfrihetsförordningen skyldig att lämna ut allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet och arkivregler kan innebära begränsningar i vissa av den registrerades rättigheter.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Vi sparar ditt data så länge som det är nödvändigt för att utföra rättsliga förpliktelser, myndighets- eller avtalsåtaganden mot dig och så länge det krävs enligt fastställda gallringsbeslut upprättade av Åtvidabergs kommun - samt att arkivering följer av Arkivlagen (1990:782). För varje informationstyp finns uppgift om lagring i kommunens informationshanteringsplan.

Hur skyddas mina personuppgifter

All behandling av personuppgifter ska ske med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av EU:s dataskyddsförordning och i övrigt säkerställa att behandlingen sker enligt gällande lag. För att uppnå ett fullgjort integritetsskydd har Åtviadbergs kommun i uppdrag att se till så att personuppgifter skyddas av modern och kostnadseffektiv teknik. Dina personuppgifter utgör en del av kommunens allmänna handlingar och vi kan få frågor om att lämna ut dessa till enskilda eller företag. Före ett utlämnande genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet

Vill du lämna en synpunkt eller kontakta kommunen anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och därmed blir offentliga.

Om du använder sociala medier

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, för att komma i kontakt med Åtvidabergs kommun, överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar Åtviabergs kommun dig att inte skicka känslig information till kommunen via sociala medier.

Det innebär att vi aldrig via sociala medier svarar på frågor som rör individärenden inom till exempel socialtjänst, barnomsorg med mera.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Kommunfullmäktige i Åtvidaberg har beslutat att Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig nämnd för all behandling av personuppgifter i kommunen. Nedan följer kontaktuppgifter till kommunstyrelsen, det vill säga personuppgiftsansvarig:

Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen

kommun@atvidaberg.se

Postadress:
Åtvidabergs kommun
Kommunstyrelsen
Box 206
597 25 Åtvidaberg

Vem är dataskyddsombud?

Dataskyddsförordningen kräver att alla offentliga myndigheter så som kommuner, landsting och regioner utser ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudets uppgift är att informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga organisationen kring vilka skyldigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen. Ombudet ska också bevaka att reglerna följs samt fungera som kontaktperson för Integritetsskyddsmyndigheten.

Kommuner, landsting eller regioner får utse ett gemensamt dataskyddsombud för samtliga nämnder eller för flera organisationer. Åtvidabergs kommun har tillsammans med medlemskommunerna i Kommunalförbundet ITSAM utsett ett gemensamt dataskyddsombud. Dataskyddsombudet har ansvar för kommunstyrelsen, överförmyndaren och samtliga nämnder i Åtvidabergs kommun.

Dataskyddsombud

Mats Herling, Insatt AB

073-401 97 03
dataskyddsombud@itsam.se

Vad har du för rättigheter

Du har rätt att bli informerad

I de flesta fall har du rätt att bli informerad om att kommunen har börjat behandla dina personuppgifter och varför kommunen gör detta. Det gäller även om du inte själv lämnat ut dina uppgifter, utan kommunen har fått dem av någon annan. Vid dessa tillfällen skickar kommunen automatiskt information till dig.

Registerutdrag

Som registrerad har du rätt att utan kostnad få information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig hos Åtvidabergs kommun. Din begäran om registerutdrag kan göras via vår e-tjänst:

E-tjänst för registerutdrag

Du kan också lämna din begäran skriftligen till:

Åtvidabergs kommun
Box 206
597 25 Åtvidaberg

Isåfall behöver du behöver legitimera dig för att verifiera din identitet, vilket innebär att du isådana fall får hämta handlingarna i kommunhusets reception eller få dem hemskickade till folkbokföringsadressen via rekommenderad post eller via digital brevlåda.

Rättelse av personuppgifter

Om du upptäcker att någon eller några av de personuppgifter som Åtvidabergs kommun behandlar om dig är felaktiga eller missvisande, har du rätt att få den eller de rättade. Om så är fallet kan du höra av dig till kommunens dataskyddsombud.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter under vissa
omständigheter begränsas.
Möjligheten till begränsning gäller om:

du bestrider personuppgifternas korrekthet (under tiden vi kontrollerar
personuppgifternas korrekthet),
behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och i stället
begär en begränsning av deras användning,
vi behöver inte längre uppgifterna men du behöver uppgifterna för att kunna
fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller
du har invänt mot en behandling som grundar sig på en intresseavvägning (under
tiden som vi kontrollera om våra skäl att behandla personuppgifterna väger tyngre än
dina skäl att få uppgifterna raderade).

Om vi har begränsat behandlingen av dina uppgifter meddelar vi dig innan
begränsningen av behandlingen upphör.

Rätt att bli raderad ("rätten att bli bortglömd")

Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad. Vi kan inte radera de uppgifter som utgör allmänna handlingar eller då det föreligger ett lagstadgat krav på lagring, som exempelvis bokföringsregler, eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas, till exempel beslut i ärenden och obetalda skulder.

Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och du återkallar samtycket.
Om du motsätter dig personuppgiftsbehandlingen som sker inom ramen för myndighetsutövning eller en rättslig förpliktelse och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen.
Om personuppgifterna har behandlats olagligt

Invändning mot personuppgiftsbehandling

Som registrerad har du rätt att invända mot de personuppgiftsbehandlingar som genomförs. Invändningen, samt skälen för detta, ska i sådana fall lämnas till kommunens personuppgiftsombud, vilken tar ställning till om invändningen ska avslås eller bifallas. Du kan höra av dig till kommunens dataskyddsombud.

Om din invändning bifalles kan detta innebära att Åtvidabergs kommun inte kan leva upp till sina åtaganden gentemot dig.

Dataportabilitet

Som registrerad har du i vissa fall rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll. Den som har tagit emot personuppgifterna är skyldig att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifter. En förutsättning är att denna behandlar personuppgifterna med stöd av ett samtycke från den registrerade eller för att uppfylla ett avtal med den registrerade och det gäller bara sådana personuppgifter som den registrerade själv har lämnat.

Det innebär att rätten till dataportabilitet i de flesta fall inte är tillämplig inom verksamheterna som finns i Åtvidabergs kommun.

Rätt att lämna klagomål

Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna.

Blir du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kontaktar du Åtvidabergs kommuns dataskyddsombud. Om du fortfarande inte är nöjd med hur Åtvidabergs kommun sköter ditt ärende har du rätt att skicka ett klagomål avseende behandlingen av personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.

Lämna klagomål till IMY

Automatiserat beslutsfattande och profilering

Åtvidabergs kommun använder sig inte av automatiserat beslutsfattande eller profilering. Läs mer om vad detta kan innebära på integritetsskyddsmyndighetens webbplats.

Rättigheter när beslut fattas automatiskt

Skriv ut

Senast uppdaterad 30 aug 2024