Diarium och arkiv

Alla inkommande eller upprättade handlingar ska registreras enligt offentlighets- och sekretesslagen. Udantag görs för handlingar som är av ringa betydelse för den kommunala verksamheten, eller att de kan hållas så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att det är handlingar som har inkommit eller upprättats dvs. systematisk förvarade.

Exempel på handlingar som kan förvaras systematiskt är protokoll, barnomsorgsansökningar, hyreskontakt etc. Att ha sådana handlingar i pärmar i alfabetisk eller i kronologisk ordning är exempel på systematisk förvaring.

Exempel på handlingar av ringa betydelse är cirkulär, inbjudningar, handlingar för kännedom, periodiskt inkommande uppgifter och rapporter, författningstryck, tidskrifter, broschyrer, matriklar etc.

Handlingar som innehåller uppgifter som skyddas av sekretess har ett absolut registreringskrav enligt offentlighets- och sekretesslagen. För socialtjänst och hälso- coh sjukvård finns ett generellt undantag från diarieföringsplikten för de handlingar som hör till personakt. Detta innebär t ex att utredningar, journalanteckningar, yttranden och andra individrelaterade handlingar rörande viss person eller familj tillförs motsvarande personakt i stället för att diarieföras. Detta gäller även handlingar i färdtjänstärenden respektive LSS-ärenden.

Vad ska registreras?

Minimikrav när ett ärende ska registreras är följande fyra uppgifter obligatoriska

Datum då handlingen inkom eller upprättades.
Diarienummer eller annan beteckning.
Avsändare eller mottagare.
Vad handlingen rör – ärendemening.

Skriv ut

Senast uppdaterad 18 maj 2018