Åtvidabergs kommun

Revisionsrapport

Granskning av förebyggande arbete, sjukskrivningar och rehabilitering

Åtvidabergs kommun
 
2007-11-06
Ref R Wallin

1.Sammanfattning


Ernst & Young har haft uppdraget av de förtroendevalda revisorerna att närmare granska kommunens arbete kring sjukskrivningar, förebyggande åtgärder och rehabilitering. Den övergripande revisionsfrågan har varit att  se om kommunen
 
Hanterar det förebyggande arbetet, sjukskrivningar och rehabilitering på ett tillfredsställande sätt?
 
I granskningen framkommer att omfattningen av sjukskrivningar minskat i kommunen främst beroende på att kommunen tidigare redovisat sjukfrånvaron utifrån felaktiga utgångspunkter. Numera är sjukskrivningstalen i kommunen betydligt lägre. Samtidigt visar granskningen att det inom vård- och omsorg fortfarande förekommer relativt höga sjuktal, vilket bedöms kräva ytterligare insatser från kommunen.
 
När det gäller förebyggande åtgärder i syfte att minska sjukskrivningar har kommunen en tydlig strategi som innebär att man fokuseras på hälsan. Det finns en rad olika insatser som vidtas. Detta är lovvärt, men med hänsyn till att det förekommer en relativt spridd förekomst av sjukfrånvaro i åldrarna mellan 30 och 60 år inom främst vård- och äldreomsorgen framstår den valda strategin som något otillräcklig. Kommunen behöver kartlägga denna grupp ordentligt utifrån sjukdomssituation, grad av arbetsrelaterad sjukskrivning och förslag till åtgärder för att underlätta för denna grupp att arbeta fullt ut.
 
Kommunen har en tydlig strategi för arbetet kring rehabilitering i linje med de riktlinjer som gäller. Den enskilda blir kontaktad av närmaste chefen inom en månad för samtal om vad som behöver göras för att underlätta en återgång i arbetet. Lokalt försöker man hitta former för att sjukskrivna skall komma tillbaka i arbetet och misslyckas det finns Samo-gruppen som kan undersöka förutsättningarna för alternativ placering i någon annan förvaltning i kommunen. Kommunen har arbetat intensivt med att hitta lösningar i ett par års tid för dem som tidigare varit långtidssjukskrivna. Många har hittat alternativa sysselsättningar inom andra förvaltningar men i en del fall har detta inte gått utan personerna har sagts upp. Det finns fortfarande en del ärenden där Samo-gruppen kommer att bli anlitad.
 
Den samlade bedömningen huruvida kommunen hanterar dessa frågor på ett tillfredsställande sätt är att så är fallet. Vissa förbättring kan göras vad gäller
 
kartläggning av omfattning av arbetsrelaterad sjukskrivning behov av åtgärder för att komma till rätta med detta inom främst vård- och äldreomsorgen rutiner för fortlöpande uppföljning av omplaceringsfrågor.
 
I övrigt hänvisas till rapporten.

2.Inledning


De förtroendevalda revisorerna i Åtvidabergs kommun har givit Ernst & Young i uppdrag att närmare granska hur kommunen arbetar med det förebyggande arbetet för att förhindra sjukskrivningar och rehabilitering av personal som blir sjukskriven. Bakgrunden är den väsentlighets- och riskanalys som gjorts och där det konstateras att kommunen har höga sjuktal och som dessutom är högre än andra kommuner.
 

3. Syfte


Syftet med granskningen är att se hur kommunen hanterar personalfrågorna vad gäller sjukskrivningar, förebyggande arbete och rehabilitering av personal som blir långtidssjukskriven. Den övergripande revisionsfrågan är:
 
Hanterar kommunen det förebyggande arbetet, sjukskrivningar och rehabilitering på ett tillfredsställande sätt?
 
För att besvara denna fråga skall granskningen belysa följande frågeställningar.
 
Hur stor omfattning har sjukskrivningarna i kommunen?
Vilka åtgärder vidtas för att minska sjukskrivningarna?
Hur hanteras rehabiliteringsinsatserna?
Ger rehabiliteringsinsatserna tillräckliga effekter i form av att fler kan återgå i arbete?
Vad gör kommunen för att förebygga uppkomst av sjukskrivningar och behov av rehabiliteringsinsatser?
Är dessa insatser tillräckliga?
 
4. Sjukskrivningar i kommunen
Den redovisade sjukfrånvaron i kommunen som andel av antal anställningsdagar visade tidigare att Åtvidaberg hade höga tal i förhållande till andra kommuner, i genomsnitt två procentenheter över andra kommuner. Under de senaste åren har sjuktalen gått ner generellt, men nedgången har varit långsammare i Åtvidaberg.
 
Kommunen beslutade då att vidta åtgärder för att minska sjuktalen. Målet sattes att minska sjuktalen med två procentenheter. Som en effekt av detta arbete upptäcktes att man i kommunen redovisat sjuktalen felaktigt i förhållande till de riktlinjer som finns, en felaktighet som gjorde att kommunen på detta sätt kom att redovisa högre sjuktal än andra.
 
För att exemplifiera:
Om någon var sjuk en fjärdedel redovisades detta som en sjukdag, men enligt riktlinjerna skall alla delar omvandlas till hela dagar i sammanställningen. Fyra sjukdomstillfällen motsvarande 25 % var hade redovisats som fyra tidigare men kom med denna upptäckt att omvandlas till en hel sjukdag.
 
Med denna förändring räknade kommunen om sina sjuktal och på så sätt minskade också skillnaden mellan Åtvidaberg och andra kommuner. År 2006 var sjuktalen i Åtvidaberg 7,4 med det nya sättet att redovisa, att jämföra med 9,5 som redovisningen indikerade innan förändringen. I förhållande till förra året har sjuktalen minskat ytterligare under år 2007 och uppgick under de tre första kvartalen år 2007 till 6,9 % - att jämföra med 7,1% året innan. Åtvidaberg redovisar numera lägre sjuktal än andra kommuner och där den största förändringen är ett annat sätt att redovisa.
 
Tabell Sjuktal i Åtvidaberg fördelade på olika verksamheter år 2007
 
Perioden 1/1-30/9 år 2007
Kommunledningsförvaltningen, totalt 7,1
Kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningen 8,7
Barn- och utbildningsförvaltningen 5,5
Vård- och omsorgsförvaltningen, totalt 8,2
Hela kommunen 6,9
 
Det är två förvaltningar som redovisar betydligt högre sjuktal än övriga: kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningen och vård- och omsorgsförvaltningen. Inom t ex kultur- och samhällsbyggnadsförvaltningen redovisar området fritid och kultur sjuktal motsvarande 15,1%, dvs något mer än dubbelt så högt som kommunen i sin helhet. Inom fritid och kultur arbetar 15 personal och sjuktalen återfinns främst bland personer i åldern 55-59 år. Inom vård- och omsorg arbetar 494 personer och de högre sjuktalen är relativt jämnt fördelade bland åldersgrupperna 30-49 år och 50-59 år.
 
Den höga andelen inom området fritid- och kultur beror i huvudsak på två medarbetares långtidssjukfrånvaro, som inte är arbetsrelaterad.
 

4.1 Bedömning


Det är bra att kommunen tagit itu med de höga sjuktalen, men samtidigt måste konstateras att det är något anmärkningsvärt att man tidigare redovisat detta på ett felaktigt sätt. Ändringen visar hur viktigt det är att de underlag som finns för bedömning av vilka åtgärder som behöver vidtas vilar på en sakligt korrekt grund.
 
Även om kommunen numera har sjuktal som genomsnittligt är något lägre än andra kommuner visar statistiken att det är bland vissa personalkategorier som sjuktalen fortfarande är höga. Det gäller kanske framförallt inom vård- och omsorgs-
förvaltningen. En del av dessa sjukskrivningar beror på omständigheter som inte alls är arbetsrelaterade, men eftersom sjuktalen är något högre överlag bland anställda från 30 till 60 år antyder statistiken att det fortfarande finns behov av förstärkning av åtgärder från arbetsgivarens sida för att komma till rätta med den arbetsrelaterade sjukfrånvaron.
 

5. Åtgärder för att minska sjukskrivningar


Grunden för kommunens långsiktiga arbete med dessa frågor är det löpande systematiska arbetsmiljöarbetet. Andra viktiga faktorer är satsning på chefsutbildning och ett aktivt arbete i Samo-gruppen. Dessutom gör kommunen varje år en arbetsmiljöenkät. Kommunen har antagit en plan för att förbättra hälsan. Målet för år 2008 är att öka hälsan bland de anställda i kommunen. Man arbetar med fem olika insatser.
 
1)      Genomgång av alla långtidssjukskrivna
Totalt rör det sig om ca 65 personer som tillhör denna grupp i kommunen. De har varit sjukskrivna längre tid än fyra veckor. Av dessa är 30 helt sjukskrivna och 35 partiellt sjuka. Dessa personer blir kontaktade av företagshälsovården som ringer upp dem och går igenom vad som kan göras. Det rör sig om en kartläggning i syfte att ta reda på om, på  vilket sätt, med vilket stöd och i vilken omfattning individen kan återgå i arbetet. Efter att omplaceringsutredning gjorts i Samo-gruppen och alla möjligheter till återgång i arbete uttömts övervägs uppsägning.
 
2)      Ny upphandling av företagshälsovårdstjänster
Kommunen eftersträvar ett mer förebyggande och främjande arbetssätt från företagshälsovården och vill med anledning av detta få tillgång till mer beteendevetare; den nuvarande företagshälsovården arbetar med inriktning mot sjukdom och ohälsa och har av det skälet god tillgång på läkare och sköterskekompetens. Kommunen vill dessutom få tillgång till läkarkompetens inom företagshälsa och inte någon annan specialitet.
 
3)      Rökfri kommun år 2008
Det finns ett tydligt samband mellan rökning och högre andel sjukdagar bland rökare. Kommun vill uppmuntra till rökfrihet för att få färre av de anställda att röka. Man har antagit en policy i frågan som gäller från år 2008. Cheferna kommer att uppmanas att inbjuda företagshälsovården till personalmöten och liknande för att föreläsa om rökning.
 
4)      Ökad satsning på friskvårdsinsatser
Kommunen vill erbjuda de anställda möjlighet att besöka gym kostnadsfritt efter arbetstiden för att stimulera anställda att röra på sig mer. Planer finns att även inbjuda alla anställda till organiserat gympapass en gång per vecka kostandsfritt. Med ett eget och större ansvar bland anställda för sin hälsa vill kommunen stimulera det förebyggande insatserna. De anställda kommer också att få en julklapp på detta tema i år. Ansvaret för att stimulera personal till dessa aktiviteter ligger hos de närmaste cheferna, den centrala personalfunktions roll är att ge verktyg.
 
5)      Tidigare rehab-utredningar
Efter halvårsskiftet 2007 togs regeln att arbetsgivare skall skicka in rehab-utredning till Försäkringskassan bort. Rehab-ansvaret för arbetsgivare är oförändrat. Kommunen valde då att fortsätta genomföra rehab-utredningar eftersom de ansågs ge rehabiliteringsarbetet en bra struktur. Försäkringskassans tidigare krav på rehab-utredning skall genomföras efter fyra veckors sjukfrånvaro valde kommunen att skärpa till att rehab-utredning skall göras redan efter två veckors sjukfrånvaro fö att på så sätt tidigt påbörja rehabiliteringsprocessen. Forskning visar att tidigt påbörjad rehabilitering skapar bättre förutsättningar för medarbetaren att snabbt komma tillbaka till arbetet. Rehabiliteringsprocessen sker enligt fem steg.
 
  • Medarbetaren sjukanmäler sig
  • Efter en veckas sjukfrånvaro kontaktar närmaste chef medarbetaren och undersöker grunden för sjukfrånvaron och när medarbetaren kan återgå i arbetet
  • Från och med den åttonde dagen skall medarbetaren uppvisa läkarintyg
  • Efter två veckors sjukfrånvaro kontaktar närmaste chefen medarbetaren för att initiera ett rehabiliteringsarbete. Kommunen har tagit fram en ny blankett för rehabiliteringsutredningen som fokuserar på planering av återgång i arbetet.
  • Rehab-utredning genomförs även med de medarbetare som har upprepad sjukfrånvaro. Närmaste chef initierar en rehab-utredning som har mer än fem sjukfrånvarotillfällen de senaste 12 månaderna. Detta för att förebygga att upprepad sjukfrånvaro övergår i långtidssjukfrånvaro.
Kommunen har genomfört en utbildning i denna rutin bland sina chefer under augusti månad i år för att på det sättet skapa en beredskap bland cheferna att förstå vikten av tidig rehabilitering och lära sig agera utifrån de nya förutsättningarna. Det är ca 30 chefer totalt i kommunen som nu skall arbeta enligt dessa principer.
 

5.1 Organisatoriska förutsättningar för chefsansvaret i pa-frågor


Kommunens HR-avdelning skickar löpande ut statistik till respektive chef över vilka medarbetare som har mer än fem sjuktillfällen under de senaste 12 månaderna och påminner på så sätt cheferna om att en rehab-utredning skall göras.
 
Det finns personalredogörare på förvaltningarna dit den enskilda medarbetare anmäler sig vid sjukdom. Vanligast är att cheferna har ett personalansvar för ca 40 medarbetare. Vissa har lägre, vilket minskar genomsnittet till ca 30 anställda. Riktmärket i kommunen är att cheferna skall ha högst ca 40 medarbetare för vilka de har medarbetarsamtal och lönesamtal.
 

5.2 Bedömning


Den strategi som kommunen har visar tydligt på ett ändrat fokus. Målet är att lyfta fram hälsan och arbeta förebyggande i syfte att förhindra uppkomsten av sjukskrivningar. Det finns en tydlighet i att ansvaret från arbetsgivarens sida ligger hos den närmaste chefen. Det är bra. Det ger förutsättningar för ett tidigt handlade och en naturlig koppling mellan medarbetaren och arbetsgivaren. Av strategin framgår också att den enskilde har ett eget ansvar för sin hälsa men att arbetsgivaren också tar ansvar för sin del av sjukskrivningsproblematiken. Det är bra. Den enskilde har också ett stort ansvar för sin egen hälsa och man kan göra mycket för att förhindra egen sjukskrivning.
 
Med hänsyn till att det finns en relativt stor grupp inom framförallt äldre- och handikappomsorgen som har långa sjukskrivningsperioder förefaller strategin och insatserna ändå något otillräcklig(a). Det vore önskvärt att den kartläggning som nu görs av företagshälsovården  ger svar på hur många av dessa personer som faktiskt har en arbetsrelaterad sjukfrånvaro. Utifrån detta kunde kommunen sedan finna en strategi för hur dessa personer skall komma tillbaka i arbete och vilka eventuella kostnader detta kan medföra.
 
De organisatoriska förutsättningarna för cheferna att ta sitt arbetsgivaransvar i dessa frågor bedöms vara tillfredsställande. Idealet är att varje chef bör ha ca 20-25 medarbetare för vilka man har det direkta arbetsgivaransvaret. Men omkring 30 är tillfredsställande. Detta är givetvis ett genomsnitt, vilket sannolikt döljer att det kan vara stora variationer på enskilda förvaltningar. Om detta föreligger bör kommunen överväga en organisation som bättre säkerställer ett tydligt ledarskap, detta därför att mycket av forskning kring arbetsmiljö och trivsel bland medarbetare visar på ett tydligt samband med ett bra ledarskap. Förutsättningar för ett bra ledarskap är att den organisation man är chef över inte är numerärt för stor.
 

6.Hur hanteras rehabiliteringsinsatser?


Arbetsgivaren har ansvaret för de sjukskrivna och skall enligt kommunens rutin (som beskrivits ovan) vidta en rehab-utredning så tidigt som möjligt efter två veckors sjukskrivning. Avsikten är att snabbt få till stånd ett effektivt rehabiliteringsarbete.
 
Försäkringskassan kan påkalla överläggning med kommunen eller begära in synpunkter i enskilda ärenden när som helst under en sjukskrivningsperiod.
 
Inom kommunen är det närmast ansvarig chef som har kommunens arbetsgivareansvar för den enskilde och det är han/hon som i praktiken gör en rehab-utredning. Till sin hjälp finns HR-avdelningen och företagshälsovården.
I bästa fall klarar chefen av rehabiliteringsärendet för den enskilde. Informella kontakter sker löpande mellan personalchefen och förvaltningscheferna i olika frågor. Om det visar sig att rehab-frågan inte kan lösas lokalt kopplas personalchefen in formellt och frågan tas upp i den s k Samo-gruppen.
 
Samo-gruppen består av en representant för varje förvaltning i kommunen, de fackliga företrädarna och personalchefen. Samo-gruppens roll är att söka finna lösningar för dem som inte kan komma tillbaka till sina ordinarie arbetsplatser och arbetsuppgifter.
 
I Samo-gruppen diskuteras möjligheterna för den enskilde att erbjudas fortsatt anställning via omplacering i en annan förvaltning. Samo-gruppen har arbetat två år och hittills har ca 10 ärenden varit föremål för behandling i gruppen. För de flesta har lösningar hittats, men i några fall har det slutat med att personerna sagts upp. Principen är att om Samo-gruppen inte hittar någon lösning går ärendet vidare till uppsägning. Arbetsgivaren och de fackliga organisationerna är eniga i synen på samo-gruppens principer, arbete och roll.
 
Under de senaste åren har kommunen arbetat aktivt för att lösa så många fall som möjligt bland medarbetare som är långtidssjukskrivna. En del har kunnat komma tillbaka till arbete, men då i andra förvaltningar, andra har sagts upp på grund av personligs skäl när man inte hittat lösningar. Det finns alltjämt ett antal ärenden som väntar på sin lösning.
 
Det är inte möjligt att få fram kommunens samtliga kostnader för sjukskrivningarna. Av den redovisning som finns framgår att sjuklönekostnaderna år 2006 var ca
3 miljoner kronor. I detta ingår enbart arbetsgivarens kostnader för sjuklön för dag
2-14, motsvarande 80% och 10% dag 15-90. Alla andra kostnader för anpassningar, rehabilitering etc är inte möjlig att redovisa.
 

6.1 Bedömning


Det är bra att kommunen arbetar aktivt med rehabiliteringsarbetet. Det är också bra att man ägnat dessa frågor uppmärksamhet under senare år och den organisation som finns med ett tydligt utpekat lokalt ansvar underlättar det praktiska genomförandet.
 
Men även om det finns rutiner och riktlinjer som tydligt markerar det lokala ansvaret vore det en fördel om den centrala personalfunktionen hade en mer uttalad roll att tydligt följa upp arbetet. Nu agerar Samo-gruppen med insatser när de lokala möjligheterna är uttömda.
 
I linje med detta vore det önskvärt om kommunen kunde skaffa sig en bättre överblick över de totala kostnaderna för arbetet med sjukskrivningar för att på så sätt underlätta för kommunstyrelsen att bedöma och väga av dessa insatser mot behovet av insatser på andra områden, inte minst mot bakgrund av att kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för all personal i kommunen.
 

6.2 Summering


Granskningen visar sammantaget att kommunen har strategi, organisation och rutiner för att hantera arbetet kring sjukskrivningar, förebyggande insatser och rehabilitering av personer som är sjukskrivna och att detta hanteras på ett tillfredsställande sätt. Vissa förbättring kan göras vad gäller
 
kartläggning av omfattning av arbetsrelaterad sjukskrivning behov av åtgärder för att komma till rätta med detta inom främst vård- och äldreomsorgen rutiner för fortlöpande uppföljning av omplaceringsfrågor.
Publicerad av: Britt-Louise Altmar   
Senast ändrad: 2010-08-30
Kommunen med framåtanda
Åtvidabergs kommun
Adelswärdsgatan 7
Box 206
597 25 Åtvidaberg
Telefon: 0120-830 00
kommun@atvidaberg.se
Fax: 0120-352 29
Org.nr: 21 20 00 - 0415
Org.nr EU: 212000041501
Webbansvarig/informatör: atvid.web@atvidaberg.se